Définition :
En vertu de la « Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants » (L.R.Q., A-3.01), communément appelée la loi 32 et appliquée par le ministre de l’Éducation, du Loisir et du Sport, les étudiants ont le privilège de former une association ou un regroupement d’étudiants et de demander leur reconnaissance à l’UQO.
Selon la loi 32, une association étudiante est un organisme qui a pour fonctions principales de représenter respectivement les étudiants et de promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d’enseignement, de pédagogie, de services aux étudiants et d’administration de l’établissement d’enseignement.
Les associations étudiantes accréditées reconnues s’engagent à :
La loi 32 évoque certaines responsabilités que doivent respecter les associations étudiantes accréditées. Voici également d’autres points à considérer :
- Poursuivre des objectifs et réaliser des activités qui respectent les valeurs, les politiques et les règlements de l’UQO, entre autres lors des activités d’intégration ou de toute autre party organisé pendant le trimestre.
- Respecter les obligations qu’imposent la Loi sur les compagnies (L.R.Q., C38), ainsi que ses lettres patentes et ses règlements.
- S’engager à aviser l’UQO de tout changement relatif à sa constitution (lettres patentes et règlements généraux, buts et objectifs).
- Fournir à l’UQO, au début de l’année universitaire ou après chaque élection, une liste des noms, courriels et adresses des membres de l’exécutif.
- Compléter la Déclaration annuelle pour une personne morale (Registraire des entreprises) dans les délais.
- Contracter une assurance responsabilité civile pour couvrir adéquatement ses activités, ses membres et son exécutif (assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants).
- Préparer et mettre à la disposition de leurs membres leurs états financiers (L.R.Q., C38). Une copie de ces états financiers est remise à l’UQO.
- Être responsable du local et du matériel mis à sa disposition. Aucune boisson alcoolisée ne peut être consommée ou entreposée dans ce local, ou tout autre espace n’étant pas régi par un permis d’alcool.
- Aviser l’UQO à l’avance de l’organisation d’événements majeurs (party, colloque, manifestation, etc.) afin de planifier la logistique requise et la sécurité au besoin.
L’UQO s’attend des associations étudiantes reconnues :
- Qu’elles traitent avec respect et justice chacun de leur membre.
- Qu’elles organisent des activités d’intégration et de perfectionnement avec jugement et de façon responsable. Ne pas encourager ou tolérer les excès de boisson lors de ces activités.
- Qu’elles encouragent la participation de leurs membres aux activités organisées par l’UQO.
L’UQO, envers les associations étudiantes reconnues, s’engage à :
La loi 32 évoque certaines responsabilités que doivent respecter les universités. Voici également d’autres points à considérer :
- Assurer un soutien aux associations étudiantes dans la poursuite de leurs objectifs. Ce soutien peut se manifester sous deux formes : il peut s’agir d’un rôle conseil (organisation des activités, recrutement de membres pour l’exécutif, etc.) et/ou d’un support financier (subventions pour des projets d’animation du milieu).
- Fournir gratuitement à l'association étudiante accréditée un local et un mobilier (bureau, chaises, classeur, téléphone) en fonction du nombre de membres et des ressources disponibles à l’UQO (art. 29). Elle fournit également une ligne téléphonique. La boîte vocale, les frais d’interurbains, l’ordinateur et la ligne Internet sont à la charge des associations. Aussi, à la demande de l’association étudiante, l’UQO peut créer un compte Symbiose de même qu’une adresse de courrier électronique. Enfin, l’association étudiante a le privilège de faire ses propres réservations de locaux, selon ses besoins.
- Évaluer les demandes de subvention provenant des différentes associations étudiantes, dans le but de financer leurs activités.
- Informer les associations étudiantes de toute décision qui les touche, prise par les instances décisionnelles.
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