Pour impression (Version
PDF)
Connexion à Outlook Web Access
Le champ À (Destinataire)
Le champ Cc (Copie conforme)
Le champ Cci (Copie conforme invisible)
Le champ Objet
Le champ Message
Ajout d'une pièce jointe
Le bouton Envoyer
Sauvegarde
Utilisation des carnets d'adresses
Utilisation du carnet d'adresses de l'UQO
Utilisation de carnet d'adresses personnel
Ajout d'une adresse
Création d'un groupe de destinataires
Détruire les éléments supprimés
Règle de transfert lors d'une absence (message)
Utilisation de la notification
Connexion à Outlook Web Access
À partir du
site Web de l'UQO, cliquez sur Travailler à l'UQO
puis sur Accès au courriel. Cliquez ensuite sur l'icône
Outlook Web Access.
Image 1
Si l'écran
suivant s'affiche :
Image 2
Tapez le mot administration
suivi de \ et de votre compte d'utilisateur (ex. : administration\marlfr01)
dans le champ Nom d'utilisateur, votre mot de passe dans
le champ Mot de passe puis cliquez sur le bouton OK.
Si c'est l'écran suivant qui s'affiche :
Image 3
Tapez votre compte d'utilisateur dans le champ Nom d'utilisateur, votre mot de passe dans le champ Mot de passe, le mot administration dans le champ Domaine puis cliquez sur le bouton OK.
Image 4
Pour obtenir un écran ayant cette apparence, vous devez cliquer sur le bouton Dossiers dans le cadre de gauche.
Assurez-vous que votre
boîte de réception dans le cadre de gauche
est sélectionnée. Cliquez sur l'icône 
de la barre d'outils située dans le haut du cadre de droite.
Image 5
Dans le champ À, tapez l'adresse de la personne à qui vous envoyez le message. Si vous envoyez le message à plus d'une personne, les adresses de courriel doivent être séparées par un point-virgule.
OU
Cliquez sur le bouton À pour effectuer une recherche du destinataire (carnet d'adresses de l'UQO), le sélectionner et cliquez sur le bouton À en bas de l'écran Recherche de noms. Référez-vous à la section Utilisation des carnets d'adresses pour la procédure de recherche.
Le champ Cc sert à envoyer une copie du message à une tierce personne. Pour ce faire, tapez l'adresse de la personne ou cliquez sur le bouton Cc pour ouvrir le carnet d'adresses. Pour envoyer une copie conforme à plus d'une personne, les adresses doivent être séparées par un point-virgule.
Le champ Cci (Copie conforme invisible)
Vous pouvez également envoyer des copies conformes invisibles. Le ou les destinataire(s) du message ne verront pas à qui les copies conformes ont été envoyées.
Pour ajouter l'objet de votre message, vous devez le taper dans le champ Objet.
Pour taper votre message, cliquez dans le champ vide situé juste en dessous de l'icône Pièces jointes.
Si vous désirez
joindre un fichier à votre message, cliquez sur le bouton représenté
par un trombone 
de la barre de boutons de votre fenêtre de message.
Image 6
Par la suite, vous devrez sélectionner le fichier à joindre en cliquant sur le bouton Parcourir, puis sur Ouvrir et sur le bouton Joindre. Après avoir ajouté tous les fichiers à joindre, cliquez sur le bouton Fermer. Le ou les fichiers ajoutés apparaîtront juste en dessous du champs Objet.
Lorsque vous avez
terminé d'écrire votre message et que vous désirez
l'envoyer, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton Envoyer
. Le message sera
automatiquement transféré dans votre dossier Éléments
envoyés.
Si vous ne voulez
pas envoyer votre message maintenant, vous pouvez le sauvegarder en cliquant
sur le bouton Enregistrer 
.
Votre message sera donc transféré dans votre dossier Brouillon.
Pour récupérer et envoyer ce message, vous devez ouvrir
votre dossier Brouillon, cliquer sur le message, faire les
modifications nécessaires et l'envoyer en utilisant le bouton Envoyer.
Les messages que vous recevez se trouvent dans votre dossier Boîte de réception.
Pour faire la lecture
d'un message, vous n'avez qu'à cliquer deux fois sur le message
et il apparaîtra dans une nouvelle fenêtre.
Image 7
Il est possible d'utiliser
l'option Volet de visualisation pour avoir un aperçu
de vos messages. Vous devez tout d'abord activer le Volet de visualisation
en cliquant sur l'icône 
de la barre d'outils située dans le haut du cadre de droite. Votre
fenêtre de droite de Outlook sera donc divisée en deux. La
partie du haut contiendra vos messages alors que celle du bas affichera
le message que vous avez sélectionné.
Image 8
Même en utilisant le volet de visualisation, il est possible d'ouvrir un message dans une fenêtre séparée pour en faire la lecture. En cliquant deux fois sur un message, il s'ouvrira dans sa propre fenêtre.
Si un message est
accompagné d'une pièce jointe, un trombone 
sera affiché à la gauche du destinataire.
Pour lire la pièce jointe, vous devez ouvrir le message et cliquer sur la pièce jointe (voir Image 8). Le logiciel avec lequel la pièce jointe a été créée s'ouvrira. Si vous n'avez pas le logiciel, le système d'exploitation Windows vous demandera avec quel logiciel vous voulez ouvrir la pièce jointe.
ATTENTION AUX VIRUS :
Lors de la lecture des pièces jointes, il est très important de ne pas ouvrir celles dont les extensions sont asp, bat, com, exe, scr et vbs. La transmission de virus est très fréquente par courriel, assurez-vous que votre antivirus est actif et à jour en tout temps.
Pour répondre à un message, vous devez choisir entre les trois options suivantes :
Image 9
Pour répondre
à l'expéditeur du message, vous n'avez qu'à cliquer
sur le bouton Répondre qui se trouve dans la barre
d'outils de votre message. Une nouvelle fenêtre de message s'affichera.
Image 10
Vous remarquerez que vous n'avez pas besoin de taper l'adresse du destinataire dans le champ À ainsi que l'objet de votre message. Ces champs sont déjà remplis. Le RE : devant l'objet du message indique au destinataire que c'est une réponse à un message. Également, le champ Message contient le message que vous aviez reçu de l'expéditeur.
Pour répondre à tous ceux qui ont reçu le message, vous devez cliquer sur le bouton Répondre à tous de la barre d'outils du message. Tout comme l'option Répondre une nouvelle fenêtre de message s'affichera avec toutes les adresses des destinataires dans le champ À. Les personnes qui ont reçu ce message en copie conforme seront également inclues dans la liste des destinataires.
Pour transférer un message reçu à un autre destinataire, vous devez utiliser l'option Transférer de la barre d'outils. Vous devez écrire l'adresse du nouveau destinataire dans le champ À. La mention TR : sera ajoutée devant l'objet du message pour indiquer que c'est un message transféré. Comme les options Répondre et Répondre à tous, le message d'origine apparaîtra dans le champ Message (voir Image 10).
Utilisation des carnets d'adresses
Utilisation du carnet d'adresses de l'UQO
Pour utiliser une
adresse se trouvant dans le carnet d'adresses de l'UQO, cliquez sur le
bouton À, Cc ou encore Cci
de la fenêtre de votre message. La fenêtre suivante s'affichera
:
Image 11
Tapez le nom ou le prénom de la personne dans le champ du même nom. N'utilisez pas le champ Nom complet car votre recherche risque d'être erronée. Tapez ensuite sur le bouton Rechercher. Le résultat de la recherche s'affichera dans la partie inférieure de la fenêtre. Cliquez alors sur le nom de la personne et appuyez sur le bouton À en bas pour l'ajouter comme destinataire, sur le bouton Cc pour lui envoyer une copie conforme ou encore sur Cci pour une copie conforme invisible. Vous pouvez effectuer d'autres recherches pour ajouter d'autres destinataires ou cliquez sur le bouton Fermer pour retourner à votre message.
Utilisation de carnet d'adresses personnel
Pour utiliser un carnet
d'adresses personnel, vous devez sélectionner le dossier Contacts
de la liste de dossiers dans la partie de gauche de votre fenêtre.
Cliquez deux fois sur le contact désiré et cliquez sur l'icône
de la barre d'outils
pour ouvrir une fenêtre de message. L'adresse du contact s'affichera
dans le champ À.
Pour ajouter une adresse à votre dossier Contacts, vous devez sélectionner le dossier et cliquer sur Nouveau.
Image 12
Tapez les informations
désirées. N'oubliez pas d'entrer l'adresse de courriel de
la personne dans le champ Adresse de messagerie. Cliquez
ensuite sur le bouton Enregistrer et fermer 
de la barre de bouton. La nouvelle adresse sera ajoutée à
votre dossier Contacts.
Création d'un groupe de destinataires
Pour ajouter un groupe
à votre dossier Contacts, vous devez sélectionner
le dossier, cliquez sur la petite flèche 
au côté de l'icône Nouveau et sélectionnez
l'option Liste de distribution.
Image 13
Tapez le nom de votre
groupe dans le champ Nom de la liste. Entrez ensuite les
adresses des membres du groupe dans le champ Ajouter à la
liste de distribution et cliquez sur le bouton Ajouter
pour chacun. Vous pouvez également utiliser l'outil de recherche
dans le carnet d'adresses de l'UQO en cliquant sur le bouton Recherche
de nom. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer et fermer .
Pour utiliser le groupe
lors d'envoi, vous devez le sélectionner dans le dossier Contacts
comme une adresse de courriel et cliquer sur l'icône .
Il n'y a malheureusement pas de façon d'ajouter automatiquement une signature à vos messages!!!
Détruire les éléments supprimés
Il est important de
détruire les messages de votre boîte de réception
ainsi que les messages de votre dossier Éléments envoyés.
Après la destruction, ces messages sont transférés
dans le dossier Éléments supprimés.
Pour les supprimer définitivement, vous devez cliquer sur l'icône
de la barre de
menu. Cliquez sur le bouton Oui au message suivant pour
confirmer la suppression.
Image 14
Pour utiliser le calendrier,
cliquez sur le dossier Calendrier dans la partie gauche
de la fenêtre. Le calendrier apparaîtra dans la partie droite
de la fenêtre et affichera la journée en cours.
Image 15
Cette fenêtre est divisée en deux parties soit la journée en cours (à gauche) et le mois en cours (en haut à droite).
Vous devez sélectionner la date à laquelle vous voulez ajouter un rendez-vous. Pour ce faire, cliquez sur la journée désirée dans le mois désiré en haut à droite. La date s'affichera dans la partie de gauche. Double-cliquez sur la date désirée et la fenêtre suivante apparaîtra.
Image 16
Remplissez ou modifiez
les champs désirés. Les champs les plus utilisés
sont Objet, Emplacement, Début,
Fin ainsi que Rappel. Cliquez ensuite sur
le bouton Enregistrer et fermer .
Les champs Objet et Emplacement du nouveau
rendez-vous seront affichés à l'heure choisie.
Image 17
Si vous avez coché le champ Rappel, une petite cloche sera également visible à la gauche du rendez-vous et un signal sonore ainsi qu'une boîte de dialogue vous rappellera votre rendez-vous 15 minutes avant l'heure choisie. Ce délai peut être modifié à l'aide du menu déroulant situé à la droite de l'option Rappel (voir Image #16).
Cliquez sur le dossier Tâches dans la partie gauche de la fenêtre.
Image 18
Cliquez ensuite sur
l'icône Nouveau, tapez l'objet de la tâche dans
le champ Objet et les détails dans la partie inférieure
de la fenêtre. Cliquez sur le bouton Enregistrer 
pour que votre nouvelle tâche soit ajoutée à votre
dossier.
Règle de transfert lors d'une absence (message)
Lorsque vous devez vous absenter pour une longue période, il peut être intéressant qu'un message soit envoyé à vos correspondants les avertissant de votre absence. Outlook Web Access possède une fonction qui envoie un message à toutes les personnes qui vous envoient un message pendant votre absence.
Cliquez sur le bouton
Raccourcis dans la partie gauche de la fenêtre.
Image 19
Cliquez sur l'icône Options.
Image 20
Cliquez sur le bouton
radio Je suis actuellement absent du bureau, tapez le texte
désiré dans la boîte juste en dessous et cliquez sur
le bouton Enregistrer et fermer .
N'oubliez pas d'aller désactiver cette option lors de votre retour
en cliquant sur le bouton radio Je suis actuellement au bureau.
Utilisation de la notification
Pour que Outlook Web Access puisse vous avertir lorsque vous recevez un nouveau message, il doit être ouvert en tout temps. En plus, vous devez vous assurez que l'option de messagerie est activée.
Cliquez sur le bouton
Raccourcis de la partie de gauche de Outlook Web Access
puis sur l'icône Options. Cochez l'option À
l'arrivée de nouveau courrier, afficher un message d'avertissement
et cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer .
Voici le message d'avertissement
que vous recevrez lorsque vous recevrez un nouveau message.
Image 21